Продовжуємо серію статей з управління персоналом. У попередньому номері ми разом з вами розмірковували над тим, що таке OKR (Objective Key Results — цілі та ключові результати) і KPI (Key Performance Indicators — ключові показники ефективності) та як і коли їх слід застосовувати.

Отже, ми з’ясували, що OKR і KPI — це два підходи постановки цілей та відслідковування прогресу. У підходах є різниця, яка полягає в меті запровадження. Можна запроваджувати та використовувати один або інший, а можна обидва підходи паралельно. При цьому важливо (!), щоб була послідовність та комунікація у впровадженні.

Краще OKR та КРІ поєднувати. Керівництво та працівники підприємств краще розуміють «мову матеріальної мотивації» і зазвичай запитують, як мотивувати за цілі. За допомогою KPI слід оцінювати виконання операційних завдань та процесів і регулярно (щомісячно) «прив'язувати» винагороду за виконані показники. За допомогою OKR варто оцінювати реалізацію завдань, які спрямовані на зростання і прорив, та винагороджувати за реальні результати таких проектів, які, як правило, є заслугою команди/команд. Винагородою за такі результати може бути річна чи піврічна премія.

Отже розглянемо, як встановлювати КРІ на практиці — з використанням підходів Референтної моделі молочної ферми¹.

У першу чергу маємо пам’ятати ключові принципи, які ми визначили у статті в попередньому номері журналу, та слідувати методології.

Мої особисті рекомендації: має бути розроблена та формалізована методологія. Що саме:

1. Політика управління персоналом²: де крім всього іншого визначено принципи оцінки персоналу за КРІ чи КРІ та OKR.

2. Регламент оцінки персоналу³: порядок встановлення цілей та їхні КРІ, терміни, відповідальні особи та звітність.

3. Профілі посад/посадова інструкція: де визначена відповідальність саме на цій посаді, очікувані результати роботи, компетенції, рівень їхнього розвитку та якими показниками їх можна оцінити (КРІ) (фрагмент профілю посади див. на рис. 1).

4. Карта ефективності працівника: де визначені КРІ, до яких «прив'язана» винагорода, їхні цільові значення та порядок оцінки і призначення винагороди (приклад карти ефективності на рис. 1).

Рисунок 1. Фрагмент профілю посади та карти ефективності ветеринарного лікаря.

Далі перейдемо до прикладу та вкладемо його у визначені принципи (див. у попередній статті нашої серії⁴). Для прикладу візьмемо посаду ветеринарного лікаря.

Отже, по-перше, KPI мають бути узгоджені зі стратегією та випливати із плану і бюджету компанії.

Як правило, бюджет включає показники доходів та витрат, інші показники розвитку компанії, які можна ув’язати із системою бюджетної звітності (див. схему 1).

Схема 1.

Каскадування КПЕ та їхні прив’язки до стратегічних і бюджетних показників компанії

На схемі каскадується показник дохідної частини, так само слід каскадувати і витратну частину (собівартості молока).

Каскадування показників дозволяє пов’язати бюджетні фінансові показники із виробничими, економічними КПЕ5. Як правило, цей зв’язок є у бюджетах компаній або можна використати структурований підхід — так звана декомпозиція КПЕ або дерево КПЕ (див. схему 2).

Схема 2.

Каскадування КПЕ та їхні прив’язки до стратегічних і бюджетних показників компанії

*Середній показник на рік за винятком молока, яке споживали телята на підсосі.

Джерело: www.statista.com/

Відмінність у схемах 1 та 2 лише в рівні так званого найвищого показника, який каскадується/декомпозується. На схемі 1 декомпозується показник чистого прибутку, на схемі 2 — показник рентабельності власного капіталу.

«Де ж тут ветеринарний лікар?» — запитаєте ви.

Наступне, KPI мають бути каскадовані від вищого керівництва до кожного рівня управління компанії та до окремих КПЕ бізнес-процесу, що застосовуються для оцінки ефективності роботи персоналу (окремо взятого працівника).

Отже маємо знайти нашого ветеринара у дереві КПЕ. Крок за кроком слідуємо визначеним принципам (схема 3).

Схема 3.

Прив’язка показників до рівнів управління

Наш лікар ветеринарної медицини опікується процесами здоров’я. Навіть без глибоких досліджень і глибоких знань в області ветеринарії розуміємо, що процеси управління здоров’ям впливають на продуктивність, кількість поголів'я та вимушені вибракування, витрати на ветеринарні препарати тощо.

Для підтвердження цього можемо привести результати досліджень провідних університетів США та Європи, які показують середні суми втрат від найпоширеніших для молочних стад хвороб (таблиця 1).

Для оцінки ефективності процесів управління здоров'ям використовують ряд показників, пов’язаних з різними підпроцесами, хворобами тощо. Референтна модель молочної ферми містить бібліотеку КРІ. У табл. 2 наведено приклади показників для оцінки ефективності процесів управління здоров’ям.

Таблиця 1.

Вплив процесів управління здоров’ям на фінансовий результат, дол.

Джерело: Journal of Dairy Science (https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0022030215000363;

https://bovine-ojs-tamu.tdl.org/AABP/article/view/3706;

https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0022030216308992;

https://www.mdpi.com/2072−6643/12/1/233)

Показники процесів управління здоров’ям прямо впливають на фінансові показники (див. схему 4).

Схема 4.

Вплив показників ефективності процесів здоров’я на фінансові показники

Крім того пам’ятаємо, що показники повинні відповідати вимогам SMART:

S — Specific (конкретні)

M — Measurable (вимірювані)

A — Achievable (досяжні)

R — Relevant (доцільні)

T — Time framed (визначені в часі)

Це досягається чітким визначенням показника (як, наприклад, в табл. 2), виваженим підходом до цільового значення, враховую- чи поточний стан та рівень зрілості процесів.

Таблиця 2.

Приклади КРІ процесів управління здоров’ям

Наступні три принципи забезпечуються впровадженням карти ефективності — персональної карти встановлення цілей, оцінки КРІ (рис. 2):

Рисунок 2. Карта ефективності — персональна карта встановлення цілей, оцінки КРІ.

• Наявність від 3 до 7 показників для кожного рівня управління.
• Використання KPI як основних індикаторів для оцінки ефективності діяльності в управлінській звітності.
• Прозорий економічний зміст та механізм розрахунку.

Зрештою, формалізована у картах ефективності інформація має бути передана і роз’яснена відповідальним особам.

Карти ефективності рекомендуємо формувати раз на рік та використовувати їх як для постановки цілей, так і для оцінки їхнього виконання, а також нарахування винагороди працівникам.

Набір КПЕ та їхні цільові значення рекомендовано переглядати щонайменше раз на рік, але не частіше, як раз на 6 місяців.

Якщо залишились питання або ж цікавлять інші теми, звертайтесь на гарячу лінію АВМ (тел. 067 590 21 20, е-адреса office@avm-ua.org) чи в редакцію (тел. 067 236 01 67, е-адреса molokoiferma@dykun.com.ua).

¹milkua.info/uk/post/referentna-model-molocnoi-fermi-novij-instrument-pidvisenna-efektivnosti-virobnictva

http://milkua.info/uk/post/section/referentna-model-mtf

²milkua.info/uk/post/upravlinna-personalom

³Регламент має багато специфічної та притаманної конкретному підприємству інформації, та потребує адаптації:

http://milkua.info/uk/post/upravlinna-personalom

⁴milkua.info/uk/post/metodiki-upravlinna-efektivnistu-okr-proti-kpi-teoria

₅КПЕ = KPI

Вже опубліковані статті авторки:

Персонал — ресурс чи капітал, або Чому важливо системно та фахово працювати з персоналом. Молоко і ферма № 6/2023.

Бренд роботодавця: як зробити так, щоб він працював на вас. Молоко і ферма № 1/2024.

Мотивація персоналу: базові принципи і жодного єдиного для всіх часів та обставин рецепту. Молоко і ферма № 2/2024.

Методики управління ефективністю: OKR проти KPI (теорія). Молоко і ферма № 3/2024.

У 2024 році плануємо випуск шести номерів журналу «Молоко і ферма» — традиційно наприкінці кожного парного місяця. Читачі мають нагоду оформити передплату як друкованої, так і електронної версії журналу. Частково публікуватимемо матеріали у відповідній рубриці на сайті www.milkua.info. Більше інформації щодо передплати: 067 445 19 59 (Viber).