Анна Клименко, керівник програми IFC з розвитку молочної галузі в Україні

Референтна модель: що це таке?

Розпочнемо з термінології. Взагалі-то «модель» — це фізичне або абстрактне представлення якогось реального об'єкту, яке робиться для того, щоб цей об'єкт можна було описати, вивчити та в подальшому якимось чином використовувати. Моделі бувають різні: математичні, бізнес-моделі, моделі автівок тощо. «Референтна модель» — це еталонна модель, так би мовити, стандартний зразок якогось об'єкту. До референтної моделі звертаються, коли треба порівняти існуючий об'єкт із цим еталоном, встановити відмінності та визначити, як наблизити наявний об'єкт до стандарту.

До чого тут молочна ферма?

«Референтна модель молочної ферми в Україні» — це еталонна модель операційної діяльності ферми. Тобто, в даному разі йдеться про еталон її внутрішньої організації. Питання, які стосуються організаційної структури, порядку виконання тих чи інших бізнес-процесів, внутрішніх правил та розпорядку, розподілу повноважень між працівниками, інформаційних систем, систем мотивації та розвитку працівників, — це далеко не всі, але основні питання, включені в операційну модель.

Зазвичай операційна модель — це та «чорна скринька», яка і відрізняє більш успішні компанії від менш успішних, і їх керівництво наголошує на тому, що вони створили «систему менеджменту», й дуже неохоче розкриває свої фірмові секрети. Цілком зрозуміло, чому неохоче: тому, що це — багаторічна кропітка робота, можливо, з залученням дорогих консультантів. Тому проєктом «Розвиток молочної галузі України» Міжнародної фінансової корпорації було прийнято рішення розробити референтну модель молочної ферми в Україні, щоби знання найкращих світових практик з операційної діяльності молочних ферм стало доступнішим для наших виробників.

Інтерес партнерів проєкту — Міжнародної фінансової корпорації, міністерства фінансів Австрії, компанії Poettinger та АВМ — цілком зрозумілий. Усі вони зацікавлені в створенні конкурентоспроможного ланцюжка поставок у молочній галузі, який би задовольняв попит на молочні продукти в Україні, а також світовий попит, що природно зростає завдяки росту населення та споживання, зокрема в Китаї та інших країнах Азії. Зростаючі ринки дають можливість розвиватися всім гравцям: від виробників молока і переробників до постачальників матеріалів, обладнання та техніки і дистрибуційних компаній, що обслуговують ці ланцюжки поставок. Наразі «вікно можливостей» ще відчинене, але, щоб ним скористатися, необхідні стабільна якість та великі обсяги на всіх етапах виробничого процесу.

Тому велика ідея від самого початку впирається в можливості українських молочних ферм виробляти стабільно якісне молоко в необхідних обсягах із позитивним фінансовим результатом для подальших реінвестицій у свій же розвиток. Такі ферми в Україні є, але їх — одиниці. Як збільшити їх кількість? Як швидко та ефективно тиражувати успішну модель бізнесу? Референтна модель молочної ферми — це і є той механізм, завдяки якому можна прискорити поширення найкращих практик.

Чи можна обійтись без референтної моделі молочної ферми?

Звісно, можна. Особливо якщо ви, як керівник ферми, та ваша команда звикли покладатися на власну інтуїцію і встановлені на фермі традиції, а за погодженням кожного рішення звертатися до «головного» і, передусім, якщо вас влаштовує поточний фінансовий результат і ви не плануєте збільшувати бізнес. Власне, стартапи та новостворені бізнеси так і починаються. Є ідея, інвестор, технолог із палаючими очима і бажання працювати. Але бізнес починає рости і ручне керування перестає давати потрібний результат. Треба встановлювати правила, делегувати повноваження, розуміти, що, коли і як контролювати, врешті-решт — гуртувати та мотивувати команду. Тут і стане в пригоді референтна модель молочної ферми. Завдяки покладеним в її основу найкращим управлінським та виробничим практикам не доведеться ще раз винаходити велосипед.

Застосування референтних операційних моделей бізнесом — не нова тема. Аналогічними моделями вже давно та успішно користуються в інших галузях: наприклад, референтна модель процесів APQC (APQC's Process Classification Framework^® [PCF]) чи референтна модель управління ланцюжками поставок APICS SCOR (Supply Chain Operations Reference Model). Ту ж саму виробничу систему Тойоти (Toyota Production System [TPS]) також можна розглядати як референтну модель. Те, що об'єднує всі ці моделі, — це значні вкладення в їх розробку, успішна апробація та актуальність.

Як розроблялась референтна модель молочної ферми в Україні

Протягом двох років команда міжнародних (США, Великобританія) та провідних українських експертів розробляла референтну модель молочної ферми і тестувала її на відібраних пілотних фермах України. Консультанти провели діагностику цих ферм та запропонували рекомендації з підвищення їх операційної ефективності. В основу було покладено найкращі світові управлінські та виробничі практики. Впровадження рекомендацій тривало рік і виконувалося під супроводом консультантів. В результаті кожне з господарств отримало позитивний ефект від змін, зокрема:

— підвищення врожайності кормових культур (за різними експериментами, від 27 до 50%);

— зниження собівартості вирощування кормових культур (за різними експериментами, від 7 до 24%);

— вихід на екстраґатунок або стабілізація якості молока;

— формалізація й оптимізація розподілу повноважень між спеціалістами;

— підвищення ефективності оперативних нарад;

— покращення систем мотивації персоналу;

— формалізація облікової політики та обігу первинної документації тощо.

Також ферми показали середньорічний приріст молочної продуктивності в перерахунку на базис від 6 до 31%. Отже, валідація референтної моделі пройшла успішно. Робота з пілотними фермами довела, що інструмент є актуальним та дієвим.

Як упроваджується і де шукати інформацію про референтну модель молочної ферми в Україні

Починаючи з 2021-го, Міжнародна фінансова корпорація спільно з АВМ та ТОВ «Пьотінгер Україна» розпочали поширення референтної моделі на більшу кількість молочних ферм шляхом надання прямих консультацій фермам та проведення цілої низки навчальних та інформаційних заходів (див. «Корисні посилання»). Наразі референтна модель молочної ферми, або її окремі елементи, успішно впроваджується на 27 фермах, і кількість охочих отримати консультації збільшується.

Також на базі сайту MilkUA.info готується інформаційний портал, де згодом буде викладено інформацію та інструменти референтної моделі молочної ферми для загального користування всіх зацікавлених.

А поки інформація готується до публікації, ми ознайомимо вас із деякими елементами референтної моделі.

Що входить у референтну модель молочної ферми

Під час розробки референтної моделі консультантам було поставлено завдання створити інструмент, який би дозволяв комплексно оцінити ефективність роботи молочної ферми (по всіх процесах, а не тільки по виробничих), визначити її поточний рівень зрілості відповідно до найкращих практик, спланувати необхідні дії для переходу до цільового рівня та впровадити необхідні найкращі практики, адаптовані в ході тестування з пілотними фермами до українських реалій. Тож модель включає 5 складових (див. схему 1):

1. Інструмент для комплексної діагностики операційної діяльності ферми та оцінки її зрілості.

2. Інструменти для оцінки економічного ефекту та доцільності впровадження рекомендацій.

3. Інструмент для планування впровадження рекомендацій — переходу від поточного стану до цільового.

4. Пакет внутрішніх документів з управління операційною діяльністю ферми, які базуються на кращих практиках, адаптованих під українські реалії, у вигляді політик, регламентів бізнес-процесів, стандартних операційних процедур (СОП), протоколів вирішення проблем, форм документів та Excel-інструментів.

5. Інструмент для відстеження ефективності операційної діяльності ферми та ефекту від упровадження змін (Excel-інструмент з ключовими показниками ефективності, КПЕ та метриками).

Як використовувати референтну модель молочної ферми

Якщо у вас уже працює молочна ферма, то радимо вдатись до таких кроків:

1. Продіагностуйте поточний стан ферми.

Традиційно господарства занурюються в поточну роботу і проблеми настільки, що не вистачає часу і сил «натиснути на паузу», відійти і подивитися на свій бізнес збоку, а краще згори, щоб стало видно, чи у вірному напрямку «копає» команда.

Часто керівники в цілому відчувають, де є неефективність, але не мають часу розібратися і дійти до першопричин проблем. Буває, що працівники ферми не надають значення незначним речам, на їхній погляд — дрібницям, через які руйнується весь процес. А буває і так, що через авторитет керівника працівники бояться піднімати проблеми «нагору». В цих випадках потрібна оцінка неупередженою стороною — консультантом.

Референтною моделлю ферми передбачається комплексна діагностика, а отже, оцінці мають підлягати всі бізнес-процеси ферми: від доїння до підрахунку кінцевого фінансового результату, та навіть ті бізнес-процеси, про які на фермі щось чули, але «…руки толком не доходили, бо нема коли…» — наприклад, стратегічне планування чи оцінка персоналу.

За результатами діагностики керівник отримує розгорнутий звіт з неефективностями, пріоритизованими рекомендаціями та оцінкою їх економічної доцільності. Далі цей звіт обговорюється всією командою ферми та консультантами задля визначення, над чим працювати далі і які рекомендації взяти до впровадження, а не з метою пошуку винних.

2. Пріоритизуйте інвестиційні ініціативи.

Часто ідей щодо розвитку чи підвищення ефективності доволі багато, а грошей — обмаль. В такому разі треба визначити пріоритети: за реалізацію яких рекомендацій братися в першу чергу, а які — краще відкласти.

Референтна модель молочної ферми містить низку інструментів для оцінки очікуваного економічного ефекту від упровадження типових рішень (наприклад, купівля корн-крекера чи встановлення жалюзі для зниження теплового стресу), які допоможуть змоделювати та розрахувати прибуток і термін окупності, а отже, оцінити ідею очима інвестора чи банкіра.

3. Сплануйте перехід від поточного стану операційної моделі до цільового рівня.

В референтній моделі молочної ферми закладено 5 рівнів зрілості операційної моделі: від базового до найвищого. Цільовий рівень рекомендується консультантом за результатами діагностики й узгоджується керівником ферми. Для того, щоб перейти на наступний, більш зрілий, рівень, необхідно впровадити певні рішення.

Перевагою референтної моделі є те, що ці рішення вже продумані та розписані по кожному бізнес-процесу. Тому складання такого плану впровадження рекомендацій — доволі просте та швидке завдання, і, головне, застосування цього інструменту дозволяє не пропустити важливі кроки і не наплутати з послідовністю робіт.

4. Упроваджуйте елементи референтної моделі.

У кожної ферми свої першочергові завдання з підвищення ефективності: хтось має побороти спалахи маститу, в когось є потреба налагодити облік та рух первинних документів, а дехто замислюється над побудовою сучасної функції управління персоналом. Ефективність упровадження прямо залежить від того, хто і як упроваджуватиме. Адже треба, щоб людина, яка це робитиме, мала необхідні знання та компетенцію, час і мотивацію. Часто на фермах упровадженням змін займаються самі спеціалісти й керівники (що є правильним, оскільки в них мають бути і зацікавленість, і необхідні знання або, щонайменше, бачення результату). Але ще частіше вони настільки завантажені рутинними роботами, що впровадження затягується на місяці чи й роки, із результатом, далеким від очікуваного. Як зробити так, щоб успішних упроваджень було більше?

По-перше, використовувати готові внутрішні регламентувальні документи — політики, СОПи, форми і т. д., які є в референтній моделі. Звісно, конкретній фермі може знадобитися адаптація, скажімо, правил та регламенту встановлення цілей та оцінки персоналу. Але розробка цих документів з нуля та коригування готового документа — два різні за часом завдання.

По-друге, завжди можна частину робіт делегувати консультантові, особливо тих, що стосуються навчань персоналу, супроводу під час запуску та підтримки по ходу роботи. Консультанти проєкту доклали багато зусиль для написання цих документів і передбачили, де було можливо, сценарії (або варіанти) залежно від організаційних особливостей, технологій та інформаційних систем.

5. Моніторте прогрес упровадження змін.

Наостанок, якщо впровадження вже розпочато, у вас є можливість скористатися інструментом з відстеження операційної ефективності. Зазвичай знайти достовірні й актуальні «цифри» щодо розведення, годівлі, здоров’я, економіки в одному місці (читай: «в одній системі/файлі») доволі важко, навіть якщо ферма вже просунулась у застосунку інформаційних систем, використовує систему управління стадом та облікову. На практиці системи часто роз'єднані, окрім того своїм життям живуть «ексельки» головних спеціалістів, а бухгалтерія «…ще не порахувала!».

Тому, щонайменше, треба створити єдине інформаційне табло, в тому ж екселі, як найбільш бюджетний варіант, та навчити спеціалістів учасно вносити туди потрібну інформацію. Такий інструмент також є в референтній моделі. Тоді вся команда почне користуватись інформацією та аналітикою, відстежувати ефективність роботи та просування змін, передбачати (й відвертати) можливі проблеми. А в подальшому вже можна буде говорити про зазвичай недешеву інтеграцію інформаційних систем.

Якщо ви плануєте побудувати нову молочну ферму або значно розширити виробничі потужності, це також чудова нагода впровадження нової або оновлення існуючої системи менеджменту. В даному разі референтна модель може слугувати стандартом або стати основою для нових відділень та нового персоналу.

Цікаво? Ідемо далі?

Якщо ви дочитали статтю до кінця, значить, ви справді зацікавилися інструментами референтної моделі молочної ферми. Нині ми готуємо тематичні статті з окремих елементів і процесів референтної моделі для наступних випусків.

Найбільш актуальні теми плануємо висвітлити в наступних випусках журналу. Якщо ж вас зацікавила інформація з окремих питань, звертайтеся, радо надамо консультацію. Контактна особа — Олександра Паламаренко, тел. 067 590 21 20, е-адреса dck. palamarenko@gmail.com.